Dumai adalah kota yang berasal dari pemekaran wilayah, yakni pemekaran wilayah Kabupaten Bengkalis. Kota Dumai terbentuk pada tanggal 20 April 1999, yang dulunya merupakan kota administratif, yang dikukuhkan dengan Undang-undang Nomor 16 Tahun 1999. Perubahan ini membawa dampak yang cukup besar terhadap perkembangan dan pembangunan Kota Dumai di masa selanjutnya.
Dulu sebelum dimekarkan, roda pemerintahan berada dibawah kendali Pemerintah Kabupaten Bengkalis. Segala urusan dan kewenangan diatur dan dilaksanakan oleh Pemerintah Kabupaten Bengkalis di Ibukota Kabupaten yang berjarak ± 100 Km dari Kota Dumai yang pada waktu itu hanya dapat ditempuh dengan transportasi laut. Tak terkecuali dengan penyelenggaraan administrasi kependudukan.
Penyelenggaraan pendaftaran penduduk dilaksanakan berjenjang dari kelurahan dilanjutkan ke kecamatan untuk penandatanganan Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK). Registrasi dan pengetikan KTP/KK dilakukan oleh petugas kelurahan dengan menggunakan sistem manual (mesin tik). Sementara penyelenggaraan pencatatan sipil memakan waktu yang cukup lama, disebabkan penerbitan akta-akta pencatatan sipil ini hanya bisa diterbitkan oleh dinas terkait yang berkedudukan di Ibu Kota Kabupaten Bengkalis.
Setelah adanya pemekaran penyelenggaraan administrasi kependudukan dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Dumai melalui Dinas Pendaftaran Penduduk, kemudian ditahun 2002 terjadi penggabungan dan berubah nama menjadi Dinas Transmigrasi, Tenaga Kerja dan Kependudukan. Di tahun 2004 terjadi perubahan lagi menjadi Badan Kependudukan, Pencatatan Sipil dan Keluarga Berencana. Kemudian tahun 2008 melalui Perda Kota Dumai Nomor 16 Tahun 2008 berubah menjadi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Dumai sampai sekarang.
Pada awal penyelenggaran administrasi kependudukan dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Dumai melalui Dinas Pendaftaran Penduduk belum ada perubahan yang mendasar pada sistem pelayanan baik pendaftaran penduduk maupun pencatatan sipil, masih menggunakan sistem manual. Kemudahan yang dirasakan hanya pada pelayanan pencatatan sipil yang sudah dapat dilaksanakan di Kota Dumai sehingga masyarakat lebih cepat dan mudah mendapatkan pelayanan dan tidak membutuhkan biaya yang lebih besar khususnya biaya transportasi ke Ibukota Kabupaten Bengkalis.
Perkembangan teknologi informasi membawa perubahan terhadap penyelenggaraan administrasi kependudukan. Pada tahun 2002 melalui Sistem Informasi Manajemen Kependudukan (SIMDUK), untuk pertama kali pelayanan penerbitan dokumen kependudukan berupa KTP dan KK menggunakan teknologi informasi. Perubahan juga terjadi pada model blanko KTP/KK dan prosedur pencetakan, yang semula dilakukan pengetikan pada blanko dilakukan oleh petugas kelurahan, dengan SIMDUK ini dilakukan oleh operator di kecamatan. Namun SIMDUK hanya baru dapat dioperasikan untuk pelayanan pendaftaran penduduk, sementara untuk pelayanan pencatatan sipil masih tetap manual. Namun sistem ini memiliki banyak kelemahan sebagai sebuah sistem yang mengelola data kependudukan.
Tahun 2005, Pemerintah Kota Dumai melalui Badan Kependudukan, Pencatatan Sipil dan Keluarga Berencana Kota Dumai mencanangkan Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2005 serta Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. Dengan diterapkannya sistem ini pencatatan data penduduk suatu daerah menjadi tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota dimana dalam pelaksanaannya diawali dari desa/kelurahan sebagai awal dari pendataan penduduk disuatu daerah. Selanjutnya data-data tersebut akan disimpan kedalam satu basis data yang terintegrasi secara nasional melalui jaringan internet. Sehingga data-data tersebut menjadi sumber basis data kependudukan secara nasional yang selanjutnya menjadi tanggung jawab pemerintah pusat, sesuai dengan Undang-Undang Republik Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, SIAK adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan data kependudukan ditingkat Penyelenggara dan Instansi Pelaksana sebagai satu kesatuan yang selanjutnya memasukan data-data tersebut kedalam satu pusat data (data center) di Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan.
Dengan SIAK setiap pendudukan akan mendapatkan Nomor Induk Kependudukan (NIK). NIK adalah nomor identitas Penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai Penduduk Indonesia, dengan NIK dimungkinkan teridentifikasinya data penduduk secara valid, akurat dan terintegrasi sehingga tidak terdapat lagi penduduk yang memiliki Kartu Indentitas ganda (data ganda).
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan diharapkan akan menghasilkan data kependudukan yang akurat baik dari segi kuantitas penduduk, tingkat ekonomi, pendidikan, dan lain-lain, yang nantinya dapat dimanfaatkan dalam penyusunan kebijakan perencanaan pembangunan dan program pemerintah lainnya.
Kini, dengan SIAK pelenggaraan pelayanan administrasi kependudukan menjadi lebih baik dan data yang dihasilkan lebih akurat dan kepemilikan dokumen kependudukan teregistrasi dan terukur.
Pelayanan administrasi kependudukan dilaksanakan diawali dari tingkat RT berupa penerbitan Surat Pengatar, kemudian penduduk ke kelurahan untuk mendapatkan formulir kependudukan yang telah diisi oleh petugas kelurahan selajutnya untuk penerbitan KK, formulir beserta persyaratan dibawa ke kecamatan untuk perekaman data oleh operator SIAK dikecamatan selajutnya penerbitan dan penadatangan dokumen kependudukan di Dinas Kepedudukan dan Kepancatatan Sipil.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, SIAK mengalami perubahan yang besar dengan diluncurkan KTP Elektronik yang dicanangkan pada akhir tahun 2011 di Kota Dumai. KTP Elektronik (disingkat KTP-el) adalah Kartu Tanda Penduduk yang dilengkapi cip yang merupakan identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana. Tugas baru kembali hadir, untuk mencapai target nasional perekaman KTP-el Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Dumai yang semula melakukan perekaman di masing-masing kecamatan diperluas sampai ketingkat kelurahan, tak berhenti sampai disini perekamanpun dilanjutkan pada sekolah-sekolah menengah atas untuk menjangkau penduduk pemula, daerah-daerah pesisir dan perbatasan yang tidak terjangkau transportasi umum, Rutan, Instansi/Lembaga, Perusahaan serta mendatangi penduduk ke rumah-rumah bagi yang tidak mampu datang ke TPDK.
Namun tak semua tugas telah kami laksanakan berhasil dengan sempurna, terdapat kekurangan dan kendala-kendala yang harus dihadapi seperti kekurangan personil, kerusakan peralatan, belum memadainya anggaran dan masih ada masyarakat yang kurang kesadarannya untuk melengkapi kepemilikan dokumen kependudukannya. Untuk itu kami melakukan sosialilasi dan mengingkatkan peran RT sebagai ujung tombak administrasi kependudukan.
Kota Dumai yang terletak dipesisir pantai pulau Sumatera sebelah timur, selain kota jasa dan industri juga merupakan kota perlintasan antar pulau, antar provinsi dan antar negara. Letak geografis ini menjadi daya tarik tersendiri bagi pendatang untuk sekedar transit atau mencari peluang kerja. Banyak pendatang setiap tahun nya baik yang resmi dengan membawa SKPWNI maupun yang tanpa dokumen kependudukan yang terjaring melalui operasi penertiban bersama Satpol PP dan Instasi Pertikal terkait lainnya. Selain itu juga terdapat banyak penduduk non permanen yang belum terdata dengan baik dan penduduk rentan adminduk.
Ada hal berbeda yang terdapat di Kota Dumai, jika di daerah kabupaten/kota lainnya jumlah penduduk perempuan lebih banyak dari penduduk laki-laki, di Kota Dumai justru sebaliknya penduduk laki-laki selalu lebih banyak dari penduduk perempuan, keunikan ini disebakan banyak pendatang pencari lapangan pekerjaan di Kota Dumai.
Namun hal ini juga menimbulkan permasalahan sosial seperti tingginya angka angkatan kerja dan tingkat kriminal, bahkan menjadi permasalah terutama bagi yang datang secara ilegal pada saat Pemilu. Dari hasil pendataan penduduk non permanen dan penduduk rentan tahun 2018, kami akan menyiapkan peraturan daerah terkait hak dan kewajiban, Peran dan tanggungjawab RT dalam pendataan penduduk rentan dan nonpermanen, Peran dan tanggungjawab mitra dalam pendataan penduduk khususnya penduduk nonpermanen. Diharapkan dengan adanya peraturan daerah ini nantinya tidak ada lagi penduduk yang tidak terdata, kehilang hak suaranya dalam pemilu/pilkada, dan mengalami hambatan dalam memperoleh dokumen kependudukan.
Selain membenahi pelayanan kepada masyarakat, kami juga melakukan perbaikan lainnya, seperti merevisi Peraturan Daerah sesuai dengan perubahan undang-undang tentang administrasi kependudukan, yang terbaru adalah penyusunan Standar Pelayanan yang sesuai dengan peraturan perundangan-undangan yang baru dan telah di publish di https://sipp.menpan.go.id/ sehingga masyarakat dapat mengakses jenis pelayanan, persyaratan dan prosedur pengurusannya. Kemudian menciptakan suasana pelayanan yang ramah dan nyaman dengan menghadirkan fasilitas ruang untuk bermain anak, ruang menyusui, lingkungan yang bersih dan nyaman, serta kursi roda bagi masyarakat yang sakit atau disabilitas.
Nanti, kedepan pelayanan ini tidak lagi terkonsentrasi di dukcapil saja namun masyarakat dapat melakukan pendaftaran on line dari smart phone masing-masing atau kantor kelurahan setempat, pengambilan dokumen kependudukan juga dapat dilakukan di kantor kelurahan setempat. Setiap bayi yang lahir pulang membawa KK, Akta Kelahiran dan KIA dari RS/Bidan/Tempat Bersalin.